So schützen Sie sich

Während der Leistungserbringung

 

Während der Leistungserbringung kommt es immer wieder zu mündlichen Absprachen und Auftragsänderungen. Teilweise werden diese mit unterschiedlichen Mitarbeitern geführt.
Alle über den schriftlichen Vertrag hinausgehenden Leistungserbringungen können be Forderungsausfall ein großes Problem werden.

Dokumentieren Sie alle den Vertrag ergänzenden Vereinbarungen mit Datum und präziser Leistungsbeschreibung.
Vervollständigen Sie dies mit dem Namen und den Kontaktdaten.

Besser ist eine schriftliche Auftragsbestätigung, um auszuschließen, dass der Kunde den erteilten Auftrag oder eine Anderung  abstreitet und Ihre erbrachte Leistung nicht bezahlen will.
Ausreichend ist hier auch eine Bestätigung per E-Mail oder Fax.

Einfacher durch Kategorisierung der Kunden
Selbstverständlich muss dieser Dokumentationsaufwand nicht für jeden Kunden gleichermaßen betrieben werden. Hierbei ist es sinnvoll, die Kunden in verschiedene Kategorien einzuteilen. Ein Stammkunde, der seine Rechnungen immer pünktlich bezahlt und noch nie in Zahlungsverzug geraten ist, bedarf vielleicht nicht bei jeder kleinen Auftragsänderung einer schriftlichen Bestätigung.
Letztlich ist es Ihre unternehmerische Entscheidung, bei welchen Summen selbst das höchste Vertrauen in den Kunden einfach durch Kontrolle ersetzt werden muss.

 

 

Ablehungen schriftlich festhalten
Auch wenn der Kunde Aufträge erteilt hat, die aus sachlichen Gründen (teilweise) von Ihrer Seite abgelehnt werden mussten, ist eine Dokumentation dieser Gründe wichtig. Andernfalls kann der Kunde diese teilweise Nichterfüllung der angefragten Leistungen als Vorwand verwenden, Zahlungen zurückzuhalten oder hinauszuzögern.

 

 

Um die folgende Rechnungsstellung nicht zu gefährden, ist für Sie die Abnahme Ihrer Arbeit durch schriftliche Feststellung von Pünktlichkeit und Mangelfreiheit von erheblicher Bedeutung.

 

 

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Summary Box

Während der Leistungserbringung ist es besonders wichtig, Auftragsänderungen oder -ergänzungen schriftlich zu dokumentieren. Nur so kann bei Zahlungsverweigerung seitens des Kunden die erbrachte Leistung nachgewiesen werden.