Effektives kaufmännisches Mahnen

Rufen Sie Ihren Kunden an, so empfiehlt es sich, ein Gesprächsprotokoll zu führen. Getroffene Vereinbarungen zu Zahlungsvereinbarungen und Zahlungsdatum lassen Sie sich vom Kunden auf einer zugefaxten Kopie des Protokolls unterschreiben.

Vorteil des persönlichen Gesprächs ist, dass diese direkte Ansprache Kunden oft stärker bindet als ein Brief.

Gesetzlich erforderlich ist nur eine Mahnung. Bis zu drei Mahnungen entsprechen den kaufmännischen Gepflogenheiten.

 

 

 

Kennzeichnen Sie Ihre Mahnungen deutlich!

Vermerken Sie jeweils:

  • Fortlaufende Nummer der Mahnung (1./2./3.); 
    die erste Mahnung können Sie auch als "Mahnung/Zahlungserinnerung" betiteln
  • das Datum der ursprünglichen Rechnung
  • Lieferscheinnummer
  • die Rechnungsnummer,
  • das Zahlungsziel (mit Datum!) sowie
  • eine Beschreibung der erbrachten Leistung

 

 

 

Die Mahnstufen 

 

Die erste Mahnung dient in der Regel als Zahlungserinnerung. Sie enthält eine höfliche Aufforderung, die geschuldete Leistung zu erbringen.

 

Die zweite Mahnung. Sollte 14 Tage bis drei Wochen nach der ersten Mahnung keine Zahlung eingegangen sein, so erfolgt nun eine deutliche Zahlungsaufforderung mit Fristsetzung. Sie sollten noch nicht mit bestimmten Folgen drohen.

 

Die dritte Mahnung und deutlich formuliert gekennzeichnet "letzte" Mahnung nach weiteren zwei bis drei Wochen sollte unmissverständlich  bereits die Androhung weiterer Schritte enthalten. Dies kann z. B. das Mahnverfahren oder die Einschaltung eines Inkassobüros sein.

 

Ausfüllen, ausdrucken, fertig! Bewährte Musterbriefe mit Erläuterungen und Praxistipps zu allen Mahnstufen und Mahnsituationen finden Sie in unserem Shop.

Kontrollieren Sie die Fristeneinhaltung.

 

Zahlt Ihr Kunde weiterhin nicht, sollten Sie prüfen, die angedrohten Schritte zu realisieren.

 

 

 


Bedenken Sie, dass jeder Zahlungsverzug Kosten verursacht. Bleiben Sie konsequent. Prüfen Sie, ob sie gegen den säumigen Kunden einen Lieferstopp aussprechen oder eventuell nur noch gegen Vorkasse liefern.

 

   

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