Bevor Sie nun das 1. Mahnschreiben verfassen, rufen Sie den säumigen Kunden an. Notieren Sie sich wichtige Daten vorher. Überlegen sie sich vor dem Gespräch Handlungsalternativen.Bleiben Sie durchgehend freundlich.
- Fragen Sie zunächst, warum er Ihre Rechnung nicht bezahlt.
- Bieten Sie gegebenenfalls Alternativen, z.B. Ratenzahlung oder Skonto an.
- Bieten Sie ihm an den Betrag einzuziehen. ("Ich nehme Ihnen den Gang zur Bank gern ab und lasse den Betrag von meiner Bank abbuchen. Wie lautet Ihre Kontonummer?") Sie brauchen keine Unterschrift, der Kunde kann jedoch die Überweisung bis zu 6 Wochen rückgängig machen.
Zeigt sich der Kunde nicht zahlungsbereit, zeigen Sie ihm höflich die Konsequenzen auf ("bin ich leider gezwungen im weitern Verlauf Ihnen Mahnkosten und Verzugszinsen zusätzlich in Rechnung zu stellen. Diese unnötigen Kosten wollen Sie doch sicher vermeiden?")
Haben Sie z.B. Ratenzahlungen oder Skonto vereinbart ergänzen Sie den Brief mit folgendem Zusatz:
"Bei Nichteinhaltung der getroffenen Vereinbarung/ Zahlungsfristen ist die Forderung in vollem Umfang zuzüglich Verzugszinsen sofort fällig".
Treffen Sie im Telefongespräch Vereinbarungen, bestätigen Sie diese umgehend schriftlich. Lassen sie sich die unterschriebene Vereinbarung vom Kunden innerhalb einer Woche zurücksenden.
Ausfüllen, ausdrucken, fertig! Einen Nachfassbrief zum Telefongespräch mit Erläuterungen und Praxistipps finden Sie in unserer Mahnbrief-Sammlung im Shop.
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